Office Manager


Votre rôle :
Vous venez en soutien à la direction et aux collaborateurs de la structure. Vous travaillez en grande autonomie dans les missions qui vous sont confiées.
Dynamique et polyvalent.e, vous avez un rôle central et touchez à tout : gestion financière, administrative, suivi budgétaire, commandes, gouvernance, accueil, organisation interne et d’autres choses encore !
Trait d’union entre les collaborateurs, vous occupez une place essentielle dans l’équipe et contribuez activement au succès de l’asbl.
Vous faites preuve de discrétion et de solidarité, vous êtes collaboratif.ve et vous savez prendre des initiatives.
Il s’agit d’un poste de soutien essentiel pour la direction, multitâche et transversal, où la confiance et la bienveillance sont essentielles.

Gouvernance :

  • Organisation, préparation et suivi des réunions de l’organe d’administration, des assemblées générales et des comités de rémunération
  • Rédaction des procès-verbaux,
  • Coordination et mise en page des différents rapports d’activités et de transparence,
  • Mise à jour des différents tableaux de suivi (budget, comptes, marchés publics etc),
  • Suivi des publications officielles nécessaires et des obligations légales,
  • Gestion de l’agenda avec le cabinet de la présidence du conseil d’administration.


Organisation interne :

  • Préparation de l’agenda, des points à l’ordre du jour et compte-rendu écrits des :
    • Réunions de l’équipe administrative et de l’équipe d’accueil
    • Réunions consacrées à la comptabilité, à la direction financière, aux plans d’actions et aux réunions avec la direction technique ainsi qu’avec les différent.es consultant.es.
  • Élaboration, préparation et traductions de documents et notes de présentation en lien avec les matières juridiques et financières pour la direction.


Gestion financière :

  • Traitement des factures : réception, vérification, mise au paiement, encodage, etc.
  • Contrôle des dépenses : mises à jour et suivi des tableaux de bord budgétaires.
  • Traitement des pièces justificatives pour la comptabilité.


Fonctionnement :

  • Planification de réunion, communication de l’ordre du jour, rédaction de PV décisionnel,, etc.
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique : donner des informations générales sur les services et activités de l’asbl, prendre des messages et rediriger les appels vers les personnes concernées, réceptionner des livraisons, accueillir des visiteurs, etc.
  • Gérer le courrier entrant et sortant tant papier qu’électronique et assurer leur suivi (accusés de réception, courriers, mails, invitations, etc).
  • Assurer le contrôle des procédures internes.
  • Travailler en étroite collaboration avec les responsables des départements : RH, Design Museum Brussels, Communication, Comptabilité, Adminsitration et Technique.
  • Digitaliser et optimaliser le système de classement de conventions et courriers officiels.
  • Réorganiser et optimaliser le fichier data de contacts de la direction.
  • Effectuer, en collaboration et en rotation avec d’autres membres de l’équipe le backup de la boîte info@atomium.be.


Vos atouts :

  • Vous avez un sens aigu du contact et de l'accueil.
  • Vous ne vous arrêtez qu’une fois la solution trouvée et traitez toutes les parties prenantes avec considération.
  • Vous savez définir les priorités, gérer votre temps et coordonner simultanément plusieurs tâches/projets.
  • Vous êtes organisé.e, minutieux.se et proactif.ve.
  • Vous avez une grande capacité d’adaptation et n’avez pas peur du changement.
  • Vous avez l’esprit de synthèse et le sens du discernement.
  • Autonome et flexible, vous appréciez également travailler au sein d'une équipe et avez le sens de la collaboration.
  • Vous avez le souci du travail bien fait et le sens des responsabilités.
  • Vous agissez de manière intègre et respectez la confidentialité.
  • Vous avez des facilités rédactionnelles, une orthographe impeccable et une bonne expression orale.


Profil :

  • Minimum 6 ans d’expérience dans une fonction similaire.
  • Diplôme de l’enseignement supérieur (type court) ou expérience équivalente.
  • Maîtrise des deux langues officielles (FR-NL) et une bonne connaissance de l’anglais est un plus.
  • Maîtrise des outils informatiques : environnement Microsoft Office 365 et Google suite


Quelques plus :

  • Connaissance des instances publiques de la Ville de Bruxelles et de la Région Bruxelles-Capitale
  • Connaissance et/ou intérêt pour le secteur culturel et touristique.
  • Connaissance en comptabilité, en gouvernance publique
  • Expérience dans le secteur public administratif et/ou dans le secteur privé juridique


Ce que nous vous proposons :

  • Un contrat à durée indéterminée.
  • Un régime de travail à temps plein.
  • Une fonction variée dans une équipe à taille humaine chez un employeur qui privilégie une ambiance familiale et une approche professionnelle.
  • Une politique de télétravail équilibrée.
  • Un paquet salarial compétitif, complété par des avantages extra-légaux :
    • Chèques repas d’une valeur de 8€
    • Assurance hospitalisation
    • Assurance groupe
    • Abonnement gratuit STIB/train/tram/bus si le déplacement domicile – lieu de travail se fait par les transports en commun.


Intéressé.e? Veuillez envoyer votre cv et votre lettre de motivation avant le 1er juin 2024 à jobsatomiumbe. Veuillez indiquer dans le sujet la référence suivante : "Office Manager".