Corporate legal secretary / Office Manager


Uw rol:
U ondersteunt het management en het administratief personeel van de structuur. U werkt met een hoge mate van zelfstandigheid aan de taken die u worden toegewezen.
U bent dynamisch en veelzijdig, u speelt een centrale rol en bent betrokken bij alles van financieel en administratief beheer tot budgetopvolging, bestellingen, bestuur, onthaal, interne organisatie en nog veel meer!
Als schakel tussen de medewerkers speelt u een essentiële rol in het team en draagt u actief bij aan het succes van de vereniging.
U geeft blijk van discretie en solidariteit, bent een teamspeler en neemt initiatief.
Dit is een essentiële ondersteunende functie voor het management, multi-tasking en cross-functioneel, waar vertrouwen en goodwill essentieel zijn.


Corporate governance:

  • Organisatie, voorbereiding en opvolging van vergaderingen van de raad van bestuur, algemene vergaderingen en vergoedingscomité,
  • Opstellen van notulen,
  • Coördinatie en opmaak van verschillende activiteitenverslagen en transparantie
  • Bijwerken van de verschillende opvolgingstabellen (begroting, rekeningen, overheidsopdrachten, enz.)
  • Opvolgen van de nodige officiële publicaties en wettelijke verplichtingen
  • Agendabeheer met het kantoor van de Voorzitter van de Raad van Bestuur


Interne organisatie:

  • Voorbereiding van agenda's, agendapunten en schriftelijke notulen van :
    • Vergaderingen van het administratieve team en het onthaalteam
    • Vergaderingen gewijd aan boekhouding, financiën, actieplannen en vergaderingen met het technisch management en de verschillende consultants.
  • Opstellen, voorbereiden en vertalen van documenten en presentatienota's met betrekking tot juridische en financiële aangelegenheden voor het management


Financieel beheer:

  • Factuurverwerking: ontvangst, verificatie, betaling, codering, enz.
  • Uitgavencontrole: bijwerken en bewaken van budgetdashboards.
  • Verwerking van bewijsstukken voor boekhoudkundige doeleinden.


Andere taken:

  • Plannen van vergaderingen, communiceren van agendapunten, opstellen van notulen voor beslissingen, etc.
  • Telefonisch en fysiek onthaal: algemene informatie verstrekken over de diensten en activiteiten van de vereniging, gesprekken aannemen en oproepen doorschakelen naar de juiste personen, leveringen ontvangen, bezoekers verwelkomen, enz.
  • Beheren van inkomende en uitgaande post, zowel papieren als elektronische, en zorgen voor de opvolging ervan (ontvangstbevestigingen, brieven, e-mails, uitnodigingen, etc).
  • Interne procedures bewaken.
  • Nauw samenwerken met de afdelingshoofden van de personeelsdienst, Design Museum Brussels, communicatiedienst, boekhouding, administratie en technische dienst.
  • Digitaliseren en optimaliseren van het archiveringssysteem voor overeenkomsten en officiële correspondentie.
  • Reorganiseren en optimaliseren van het bestand met contactgegevens van de directie.
  • Opvolgen van de info@atomium.be mailbox, in samenwerking en rotatie met andere teamleden.


Jouw sterke punten:

  • U bent sociaal en gastvrij.
  • U stopt pas als er een oplossing is gevonden en behandelt alle belanghebbenden met aandacht.
  • U weet prioriteiten te stellen, uw tijd te managen en meerdere taken/projecten tegelijkertijd te coördineren.
  • U bent georganiseerd, nauwgezet en proactief.
  • U hebt een groot aanpassingsvermogen en bent niet bang voor verandering.
  • U bent in staat om informatie te synthetiseren en hebt een goed beoordelingsvermogen.
  • U bent autonoom en flexibel, maar je werkt ook graag in teamverband.
  • U vindt het belangrijk om je werk goed te doen en hebt verantwoordelijkheidsgevoel.
  • U handelt integer en respecteert vertrouwelijkheid.
  • U hebt een goede schrijfvaardigheid, een onberispelijke spelling en een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.


Profiel:

  • Minstens 6 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
  • Diploma hoger onderwijs (Bachelor – Office Management of Bedrijfsmanagement Rechtspraktijk)
  • Vloeiend in beide officiële talen (FR-NL) en een goede kennis van het Engels is een pluspunt.
  • Vaardigheid in IT tools: goede kennis van het Office-pakket en Google.


Pluspunten

  • Kennis van de openbare instellingen van de Stad Brussel en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
  • Kennis van en/of interesse in de culturele en toeristische sector.
  • Kennis van boekhouding, openbaar bestuur.
  • Ervaring in de administratieve overheidssector en/of in de juridische privésector.


Wat we bieden:

  • Een voltijds contract van onbepaalde duur.
  • Een gevarieerde rol binnen een organisatie met familiale sfeer en een professionele aanpak.
  • Een evenwichtig telewerkbeleid.
  • Een aantrekkelijk salarispakket plus extralegale voordelen:
    • Maaltijdcheques ter waarde van €8
    • Hospitalisatieverzekering
    • Groepsverzekering
    • Gratis MIVB/trein/tram/buspas als u met het openbaar vervoer reist.


Interesse? Stuur je cv en motivatiebrief voor 1 juni 2024 naar jobsatomiumbe. Gelieve in het onderwerp de volgende referentie te noteren: “Office Manager”.